善用新媒體提升有效性及效率

一迦之言 May 25, 2020

在我們這個時代,資訊科技肯定是大潮流,甚至有人戲言:「手機是我的牧者,我必不致憂愁;它使我躺臥在安樂椅上,領我到手機的畫面裡⋯⋯我一生一世必有手機隨著我;我且要準時檢查我的手機通知,直到永遠。」


資訊科技帶來的是世代的轉變。當上一代仍在讀報章與看電視節目,新生代只讀網上新聞;上一代只會在熟悉的朋友和生活圈子中活動,新一代在網上相識遍天下,但又盡是陌生人。當然,科技帶來的不止是好處,也有弊 處。正如日本隱蔽族群(Hikikomori) 的問題愈趨嚴重,該國估計約有一百萬名這類人士,以青年男性為主。他們 終日困在房間內足不出戶,故有「宅男」之稱;白天睡覺,晚上則打機、上網、看電視打發時間,將自己和外界的社會聯繫完全切斷。有情況嚴重者一「宅」便是二十多年。專家指「隱青」 問題不但影響家庭,亦嚴重威脅社會經濟發展,故正努力阻止日本新世代重蹈覆轍。再看香港,作為全球其一使用資訊科技最發達的地區之一,卻有三十五萬人身陷抑鬱情緒問題,甚至政府估計,抑鬱症於二○三○年將成為「頭號 殺手」。所以,科技並不能完全帶來心靈安穩與富足。
故此,我想指出的是,沒有人會全盤否定資訊科技的好處,但也別過分美化她的偉大。但無可否認,隨著資訊 科技的進步,作為牧者,已不能固步自封,仍停留在手寫的書信文件往來,或 只透過會議或電話來解決教會事務,更加不可能在超時工作的年代,希冀弟兄姊妹晚上到教會與我們面談,我們應該適度地善用科技所帶來的好處。
我是生於上世紀七十年代的香港人,全職服侍已接近十九年,現時為所服侍教會的主任牧師。本會現有三家分 堂,分別在大圍、太和及粉嶺,共約六百多人的中型群體,作為堂主任,要同時處理三家分堂的事情,有良好的時間管理固然重要,但我以為更大的原因是因為資訊科技其實能提升牧養及堂會服侍的有效性及效率。故是次十分榮幸得到華福的邀請,就著如何善用資訊科技撰文。

事實上,坊間已經有不少的文章提及如何用手機的應用程式去關顧教友,其大概的意思是在緊張的工作節奏 中,愈來愈難以電話或約見的形式在週間作傾談,應用程式如WhatsApp等的好處是可以方便對個別的教友表達關心或問候。
但牧職不止關懷,也涉及很多日常事務,特別是如身處領導層的位置,很多大小行政的事務需要跟進,又或是需要督導同工日常的工作。即使不少的教會每週有同工會議,當中甚至是用上一整天的時間,但以我的經驗,這種冗長的會議更多的情況是事倍功半,而且,如要執行有效,更多涉及會議後的跟進。
在教會的帶領中,大概可分為三個類別,第一是同工的督導、第二是涉及機密或私隱的文件;及第三是團隊一般的交流與溝通。而就著這三方面,以下三個應用程式是我常使用也推薦給大家考慮。

奇妙清單(wunderlist)

根據研究,全球最多人使用的即時通訊軟件是WhatsApp,其使用率較以電話直接通話高得多,很多都市人用於與朋友溝通或工作上。但其限制是如果用於工作,因為沒有明顯的分門別類,很多時候會出現掛一漏萬的情況,甚至當討論多於一項事情時,常常會遺忘而沒 有完成甚或出亂子。雖然傳統上,很多教會使用電郵作為主要溝通工具,但電郵的限制也類近WhatsApp,零 碎 而混亂。
故此,在日常的工作中,我與同工及領袖,會共同使用奇妙清單。其實奇妙清單在全球已有超過八百萬人下載,是可以支持跨平臺運行的免費任務管理軟件,界面非常簡單精緻,可無限同步。作為全職的傳道同工,誰都明 白,牧職不止約見教友,更需統籌不同的節期及佈道活動、講座及主日學課程等,當中需要很多整體或個別討論。故此,我會透過奇妙清單,與每位同工訂立一個共同群組,在群組內,列出每個個別項目的單元,然後跟進各個細節,直至完成。事實上,很多同工的日常細項可能高達二十項,但因奇妙清單的分類有條理,基本上這些年間,全都穩定地跟進。
而且,我們同工團隊都有一個每天最少一次回覆各項細節進度的習慣,比較使用電郵更一目了然,也能比較仔 細指導同工的牧靈情況,使之得到提升。而更令人欣悅的是,很多的籌備工夫及細節在同工會或執事會前已經有所 共識。故此,我們的會議甚少超過三小時,並且每次會議有更多的時間分享近況及靈修得著等。

企業團隊通訊軟件── Hipchat

第二個我常用的流動應用程式是 Hipchat,其最大的好處是使用時必須上網連線,而管理的權限是單一的管理 員,由他來決定誰人可加入誰人要離開。事實上,教會群體中,往往有不少涉及私隱的文件,例如奉獻紀錄、慈惠 申請等,其實很需要謹慎處理,以防有誤,特別是員工的離職,更要小心重要文件外流,以免造成混亂。故此我會使用Hipchat,因為用戶不能下載文件,只可於上線時使用,而最大的特點是管理員可隨時刪除及封鎖原屬某成員的整個帳號,這對於內部離職或一些重大文件的往來較有保障。

即時通訊軟件──Telegram

最後一個是Telegram,Telegram中有一項名為「祕密聊天」(Secret Chat) 的特別功能,好處是在這裡發布的訊 息會進行點對點加密,發放訊息者亦可自設訊息閱讀時限,逾時自動銷毀訊息,防止訊息外流或儲存。而同時 用家亦可自設自動銷毀帳戶功能,在特定時限內(1個月、3個月、半年及1 年),若沒有使用帳戶,帳戶便會自動刪除。而Telegram另一個最大的特色是申請帳戶後,可以毋須提供電話號碼來通訊。對於有些時候,不方便接聽電話 的會議場合,而需要回覆同工或弟兄姊妹的緊急事項,我個人比較喜歡。

誠然,這些分享不是甚麼金科玉 律,也隨著時代的轉變,或許有更多優秀的應用程式出現。但或許,是次文章 我想指出的是,我們若是能行,在提升團隊的效率上善用科技,同時又顧全網絡危機和靈活地處理緊急事宜。我們要靈巧像蛇,也務必純良如鴿子(參太十 16)。
當有更深入的認知:通訊設備的好處是讓訊息流通快,但不能取代真摯的情感交流;優秀的應用程式頂多能節省 處理事工細節的時間,但需要更多愛神愛人的主僕,更用心地牧養在都市迷失沮喪的新世代。
最後,在這世代,作主忠心的僕人不是一件容易的事,願我們從心底有著為主開荒、拚搏、火熱的心志,又要有信心與愛心。為神,要在小事上忠心也專心;要勤懇服侍主,也學效保羅的美言,入世而不屬世,進入而又超越,為的是讓主耶穌基督得著最大的榮耀(參羅八30;來二10)。

鄭家輝牧師《同文收錄於 2017年5月號 世界華福中心 教牧分享》

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